Zusammenarbeit: Gutes Briefings schreiben

»Okay, der Begriff Briefing ist wohl jedem geläufig, ich frage mich jedoch, was meint es genau? Wie schreibe ich eine umfassende und eindeutige Handlungsanweisung in Kurzform, die für meine Kolleg*innen oder auch externe Dienstleister verständlich ist? Schließlich ist ja jeder auf einem anderen Informations- und Wissensstand. Es ist eine echte Aufgabe für unser Unternehmen, alle Beteiligten wirklich gut zu informieren. Denn nur wenn alle wissen, worum es geht, können wir klar und unmissverständlich kommunizieren und entsprechend handeln.«

Tamara Diek, Marketingleitung

Wenn Sie ein Briefing schreiben, möchten Sie jemandem genau erklären, was er oder sie zu tun hat und welche Erwartungen dabei zu erfüllen sind. Das ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, hat aber so einige Vorteile.

Inhaltsverzeichnis

Frage 1: Welche Vorteile hat ein Briefing?

1. Präzision

Ein schriftliches Briefing ermöglicht es Ihnen, alle wichtigen Informationen und Anforderungen präzise und klar zu kommunizieren. Dadurch reduzieren Sie Missverständnisse und mögliche Fehler.

2. Nachvollziehbarkeit

Ein schriftliches Briefing ermöglicht es allen Beteiligten, die erhaltenen Informationen jederzeit wieder nachzulesen. Dadurch werden eine bessere Nachvollziehbarkeit und ein einheitliches Verständnis gewährleistet.

3. Zeitersparnis

Wenn Sie alle Informationen und Anforderungen einmal schriftlich zusammenfassen, sparen Sie für sich und alle Beteiligten wertvolle Zeit für wiederholende Meetings oder mündliche Erklärungen ein.

4. Dokumentation

Ein schriftliches Briefing ermöglicht eine klare Dokumentation aller besprochenen Punkte. Das ist besonders nützlich, um den Verlauf Ihres Projekts oder Ihrer Aufgabe nachvollziehen zu können.

5. Klarheit für externe Parteien

Wenn Sie etwas an externe Dienstleister oder Partner kommunizieren beziehungsweise delegieren, stellen Sie durch ein schriftliches Briefing sicher, dass alle notwendigen Informationen korrekt und vollständig weitergegeben werden. Dadurch vermeiden Sie mögliche Unklarheiten von vornherein.

Wenn die Vorteile den Aufwand überwiegen, dann sollten Sie also ein schriftliches Briefing aufsetzen. Wie das geht, zeigen wir Ihnen. 😀

Frage 2: Welche Arten von Briefings gibt es – welche ist die richtige für unser Unternehmen?

Es gibt natürlich viele verschiedene Briefing-Arten. Sie unterscheiden sich je nachdem, was Sie kommunizieren möchten.
Hier sind 3 besonders gängige Formen des Briefings:

1. Strategisches Briefing

Hauptaugenmerk liegt auf dem Konzept eines Unternehmens
wird für strategische Projekte verwendet (Rebranding, Positionierung am Markt)
noch nicht allzu konkret, lässt Handlungsspielraum

2. Kreatives Briefing

Ziel und Instrumente der Kommunikation sind bereits klar definiert
dient als Leitfaden für bereichsübergreifende Zusammenarbeit verschiedener Bereiche
lässt Handlungsspielraum, jedoch mit festen Rahmenbedingungen

3. Operatives Briefing

ist die ausführlichste Art des Briefings
ausgereifte Aufgabenstellungen und Zielsetzung
konkrete Anweisungen zur Umsetzung
Beispiele sind Content-Briefing, Design-Briefing

Entscheiden Sie zu Beginn Ihrer Arbeit, welche Form am besten zu Ihrem Ziel passt. Natürlich können Sie auch mehrere Arten mischen. Alles geht, solange es sinnvoll ist. Die 3 genannten Formen allerdings unterstützen Sie dabei, sich darüber klar zu werden, was Sie eigentlich mit dem Briefing erreichen möchten. Und das ist wirklich wichtig, wie in folgender Frage 3 deutlich wird.

Frage 3: Wie schreibe ich denn nun ein gutes Briefing?

Bevor Sie in die Tasten hauen und einfach drauflos schreiben, sollten Sie sich – wie im vorigen Abschnitt angerissen – erst einmal grundlegende Gedanken machen.

Vor dem Schreiben

2 Schritte zu Beginn eines jeden Briefings:

Schaffen Sie Klarheit. Fragen Sie sich, was das Ziel des Briefings ist. Was möchten Sie erreichen? Was ist Ihnen besonders wichtig?
Sammeln Sie alle relevanten Informationen. Fragen Sie sich: Sind alle wichtigen Punkte abgedeckt, ist alles bedacht? Anschließend strukturieren Sie die Ergebnisse inhaltlich.

Während des Schreibens

Diese Aspekte sollten Sie beim Briefing beachten:
Jetzt geht es ans Eingemachte. Schreiben Sie Ihr Briefing und beachten Sie dabei die nachfolgenden Aspekte. Diese unterstützen Sie bei einem sinnvollen Aufbau und einer verständlichen Formulierung – beides ist Grundvoraussetzung für eine gelungene Kommunikation mit den Ausführenden:

Sorgen Sie für einen sinnvollen Aufbau. Verwenden Sie Absätze und Aufzählungszeichen, um übersichtlich Abschnitte oder Aufgabenpunkte darzustellen. Sie erleichtern dem Gegenüber damit, den Inhalt zu erfassen, zu verstehen und umzusetzen.
Verwenden Sie eine klare und verständliche Sprache. Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen, Fremd- oder Fachwörter, wenn diese nicht zwingend erforderlich sind.
Behalten Sie konsequent Bezeichnungen bei. Das sorgt für eindeutiges und schnelleres Erkennen und Verstehen von Zusammenhängen.
Halten Sie sich so kurz wie möglich. Fragen Sie sich bei jeder Information, die Sie aufschreiben: Hat sie für Ihr Gegenüber tatsächlich einen Mehrwert? Auf diese Weise formulieren Sie das Briefing automatisch so kurz wie möglich.

Nach dem Schreiben

Testen, Anpassen und Überprüfen des Briefings:
Nachdem Sie das Briefing geschrieben haben, helfen Ihnen noch ein paar weitere Schritte, damit es tatsächlich seine volle Wirkung erzielt und effektiv eingesetzt werden kann.

Testen Sie das Briefing. Das können Sie auf zwei Arten tun:

Gehen Sie die Einweisung Schritt für Schritt selbst durch und treten Sie dabei innerlich einen Schritt zurück. Fragen Sie sich: Würde ich das Briefing verstehen, wenn ich noch nicht im Thema bin? Welche Informationen fehlen mir noch?
Bitten Sie Kolleg*innen, das Briefing zu lesen, gegebenenfalls Handlungsanweisungen auszuführen und passen Sie es bei Bedarf an.

Nehmen Sie das eingeholte Feedback beziehungsweise die selbst erkannten Auffälligkeiten ernst und passen Sie das Briefing dementsprechend an. Bestenfalls wiederholen Sie den Test nach Änderungen.

Überprüfen Sie das Briefing regelmäßig:
Bei komplexen Projekten und Aufgaben ändern sich Ziele und Anforderungen immer mal wieder. Überprüfen Sie das Briefing daher regelmäßig und leiten Sie angepasste Versionen sofort an die Beteiligten weiter. So vermeiden Sie, dass Missverständnisse aufkommen und unnötig gewordene Aufgaben erledigt werden.

Hier noch einmal alles in Kurzform als kleine Merkhilfe:

Ziel des Briefings klarmachen
Relevante Informationen zusammentragen und inhaltlich strukturieren
Anweisungen eindeutig und verständlich formulieren
Text klar und übersichtlich strukturieren
Test durchführen
Briefing regelmäßig auf Aktualität überprüfen

Fazit

Ein Briefing ist ein wertvolles und wichtiges Werkzeug, das Sie unterstützt, Ihre Aufgabe erfolgreich zu erfüllen.
Es sollte strukturiert, klar, präzise und verständlich sein. Wenn Sie diese Punkte beachten, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Anweisungen erfolgreich umgesetzt werden.

So kann gute Kommunikation entstehen und der Alltag im Marketing gelingen. Viel Erfolg!